Счёт, спецификация, накладная, УПД, счёт-фактура — набор выглядит избыточным, пока не понадобится что-то доказать. Коротко о том, что делает каждый документ и что проверять перед подписью.
Документы при поставке нужны для трёх разных вещей: заплатить, принять и учесть. Путаница начинается там, где один документ пытаются использовать вместо другого.
Что за что отвечает
| Документ | Для чего | Когда появляется |
|---|---|---|
| Счёт на оплату | основание для платежа | до отгрузки |
| Спецификация | что именно и на каких условиях поставляется | вместе с договором или счётом |
| Транспортная накладная | подтверждает перевозку и состояние груза в пути | при передаче перевозчику |
| УПД или ТОРГ-12 | подтверждает переход товара к вам | при отгрузке |
| Счёт-фактура | нужен для вычета по НДС, если поставщик на общей системе | при отгрузке или в составе УПД |
УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в один документ — поэтому отдельного счёта-фактуры при УПД не будет, и просить его не нужно.
Что проверять до подписи
Как читать счёт
В счёте есть пять мест, где чаще всего расходятся ожидания и факт: наименование позиции, единица измерения, количество, цена за единицу и итог с НДС. Разбор с примером — в статье как читать счёт и спецификацию.
Что запрашивать дополнительно
Для упаковки, контактирующей с продуктами, у поставщика запрашиваются документы о соответствии требованиям безопасности упаковки. Для обычной транспортной тары такие документы не требуются, и обещание «сертификата на коробку» чаще говорит о том, что продавец сам не разбирается, чем о качестве товара.
Наши условия и порядок оформления описаны в оферте, реквизиты — в контактах. Как оформляется заказ на юрлицо, включая отсрочку и закрывающие, — в статье про заказ юрлицу.